25 maj 2018 förändras lagstiftningen kring behandling av personuppgifter, och i den här texten kan du läsa om hur Lidingö Hundungdoms rutiner kring vår behandling av dina personuppgifter. Vi har upprättat ett antal register för att förenkla vår behandling, och du som medlem har alltid rätt att kontakta oss genom vår mail lidingohundungdom [at] gmail.com om du har frågor kring vår behandling. Kontakta oss på vår egen mail om du vill ha en annan förklaring om hur vi arbetar eller hur vi sparar och behandlar dina uppgifter. Vad som gäller från 25 maj 2018 är att vår informationsansvariga är vår sekreterare Ebba Lindholm, som kan nås på ebba-lindholm [at] live.se om ni har frågor kring specifika personuppgifter.
Version 1.0 Uppdaterad 24-05-2018.
Villkor för medlemskap och deltagande på aktiviteter i Lidingö Hundungdom
Är du medlem och deltar på aktiviteter som Lidingö Hundungdom arrangerar godkänner du att vi sparar och behandlar dina personuppgifter. Detta gör vi för att Lidingö Hundungdom ska kunna fortsätta finnas till och arrangera aktiviteter såsom kurser och läger. När du anmäler dig till en aktivitet godkänner du dels att vi lagrar dina uppgifter för direktkontakt kring aktiviteten, samt att vi sparar dina känsliga uppgifter så länge aktiviteten är aktuell. Du har när som helst rätt att kontakta oss så tar vi bort dina uppgifter för direktmarknadsföring om våra aktiviteter via mail, däremot kommer du fortsätta få information kring verksamheten såsom kallelse till årsmöte och vår klubbtidning så länge du är medlem hos Lidingö Hundungdom.
När och varför sparar vi dina uppgifter?
När Lidingö Hundungdom anordnar aktiviteter sparar vi dina uppgifter av flera anledningar. En av dessa är för att kunna hålla kontakt med du som är anmäld så länge aktiviteten pågår och en tid efter. En annan anledning är för att kunna söka bidrag från våra samarbetspartners. För det mesta lagras dessa genom att du anmäler dig via vår hemsida och själv fyller i uppgifterna, men insamlingen kan även ske på andra sätt, exempelvis genom ett fysiskt formulär.
Vi lagrar även personuppgifter i form av ett medlemsregister, vilket du finns i om du betalar en medlemsavgift till Lidingö Hundungdom. Dessa uppgifter kan användas i både stadgeenlig kontakt såsom kallelse till årsmöten, men även direktmarknadsföring såsom utskick om vår verksamhet, kurser och aktiviteter vi anordnar. Dina uppgifter kan även komma att lagras i form av dokument och styrelseprotokoll. Exempel är i verksamhetsberättelsen eller i närvaron på ett styrelsemöte.
Vilka personuppgifter lagrar vi?
De personuppgifter vi lagrar är de vi ber om i en anmälan till en aktivitet och vid registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i uppgifterna, men de kan även komma att tillfrågas på plats på aktiviteter. Vad gäller foton och filmer från aktiviteter finns en separat samtyckesblankett du eller en målsman fyller i som godkänner vår behandling av bilder och filmer av dig, vilken har särskilda bestämmelser. Detta samtycke går alltid att återkalla genom ett mail. Vad gäller känsliga uppgifter såsom fullständigt personnummer, allergier och sjukdomar samt bankuppgifter behandlas och lagras dessa endast när det är nödvändigt. Allergier och sjukdomar raderas så fort de inte längre är aktuella för den aktivitet ni angett de för. Bankuppgifter sparas enligt bokföringslagen, och personnummer sparas så länge de är aktuella för olika ändamål. Dessa ändamål är olika beroende på av vilken anledning vi samlat in ditt personnummer, men det kan handla om att bidragssökning eller att de skrivits in i styrelseprotokoll.
Glöm inte att om du har någon fråga kring hur och var dina uppgifter lagras så kan du alltid kontakta oss så upplyser vi om var och hur just dina uppgifter finns.
På vilket sätt vi lagrar dina personuppgifter och vem som har tillgång till dessa
Lidingö Hundungdom har majoriteten av sina register i en molntjänst. Resterande finns i pappersformat om detta krävs, och kan då endast nås av framför allt en ansvarig i styrelsen (2018 är detta sekreterare Ebba Lindholm), annars styrelsen i övrigt. Behörighet till molntjänsten ges endast styrelsen i Lidingö Hundungdom, och rutiner för säkerhet såsom lösenordsskydd och regelbunden rensning av uppgifter finns upprättat. Vad gäller bild och film kan dessa synas i våra olika kanaler, hemsida, Facebook och Instagram, och finns lagrade i vår molntjänst. Det samtycke du lämnat för att dessa personuppgifter kan sparas kan alltid återkallas.
När vi söker bidrag är det endast de uppgifter som krävs, som lämnas ut. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen.
Hur länge vi lagrar personuppgifter
Lidingö Hundungdom styrs framförallt av våra stadgar, bokföringslagen, och de regler som finns från våra bidragsgivare (maj 2018 är detta Sveriges Hundungdom, Lidingö Stad och Studiefrämjandet). Kontroller av uppgifternas äkthet kan ske i upp till 4 år efter en bidragsansökan, därför sparar vi dessa uppgifter i 4 år. Vad gäller bokföringslagen, sparas räkenskapsuppgifter i 7 år innan de kasseras eller anonymiseras. Dokumentation i e-post och styrelseprotokoll följer dessa regler samt en intresseavvägning från rådande styrelsens sida där de avväger om någon uppgift är mer intressant att spara än någon annan. Varför detta kan ske är så att vi kan gå tillbaka i vårt arkiv och se hur vi utvecklats. Om Lidingö Hundungdom anordnar en officiell tävling ska dessa uppgifter sparas i 10 år för eventuell kontroll.
Revidering av denna text
Denna text kan komma att revideras under tid. Våra rutiner förändras efter tillämpning som ter sig ineffektiv, men även av lagar, stadgar och styrelsebeslut kan förändra vår personuppgiftsbehandling. Om en uppdatering av denna text och vår behandling av personuppgifter förändras står detta tydligt i början av texten.
Kontakt med Lidingö Hundungdom angående vår behandling av personuppgifter:
Mail: lidingohundungdom [at] gmail.com
Informationsansvarig för samtliga register 24 maj 2018: Ebba Lindholm, och kan kontaktas direkt på ebba-lindholm [at] live.se
LIDINGÖ HUNDUNGDOM 